Quy trình thực hiện công tác photo copy (16/05/2009)
A. Mục đích: Thực hiện công tác photo copy nhằm phục vụ kịp thời công tác giảng dạy, học tập, làm việc của cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên.
B. Phạm vi: Công tác photo copy phục vụ chung cho nhu cầu làm việc, giảng dạy và học tập của tất cả cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên toàn Trường.
C.Nội dung nhiệm vụ:
1. Quản lý, sử dụng 2 máy photo copy để thực hiện việc photo theo quy định 071/QĐ-ĐHDT của Trường.
2. Công tác bảo quản máy hàng ngày:
- Đầu giờ các buổi làm việc kiểm tra hệ thống điện áp qua máy.
- Đối chiếu số counters ngày hôm trước đã ghi.
- Làm vệ sinh trục giấy, khay giấy, kiểm tra vận hành máy.
- Kiểm tra các mẫu giấy trước khi nạp vào máy phải an toàn đúng qui cách.
3. Công tác theo dõi cập nhật về tình hình sử dụng giấy, mực, thay thế phụ tùng:
- Lập sổ theo dõi nhận giấy nguyên ram A4, A3.
- Tổng kết số liệu giấy đã dùng trong tháng.
- Kết sổ theo từng tháng.
4. Qui trình photocopy:
- Làm vệ sinh bên ngoài máy.
- Kiểm tra các thông số kỹ thuật.
- Tiếp nhận phiếu đề nghị hợp lệ.
- Phân tích nội dung cần photo trong hay ngoài.
- Photo hay chuyển ra ngoài photo theo giấy đề nghị.
- Bàn giao tài liệu đã photo.
- Cập nhật số liệu photo hằng ngày vào chương trình.
- Hằng tháng in bảng tổng photo trong và ngoài nộp phòng KHTC.