Quy trình đánh vi tính văn bản, gửi văn bản, quản lý công văn (16/05/2009)
v Những nhiệm vụ cụ thể được phân công thực hiện:
- Đánh vi tính cho BGH, Công đoàn và Văn phòng
- Phân phối các loại văn bản, giấy mời đến cá nhân, đơn vị của BGH và CVP
- Quản lý chương trình Quản lý công văn
- Quản lý số liệu photocopy
- Trợ lý CVP một số việc
- Tin học
v Qui trình làm việc cụ thể:
1. Đánh vi tính cho văn phòng:
1.1. Đánh vi tính:
ü Khi nhận bản thảo các loại văn bản (công văn, quyết định, thông báo, báo cáo .v.v...) để đánh vi tính, trước hết cần phải đọc, xem xét cụ thể nội dung văn bản thuộc loại nào, đã rõ ràng, đầy đủ thủ tục hành chính cơ bản chưa? Nếu có chỗ nào chưa rõ, đề nghị người viết giải thích hoặc sửa chữa lại trong bản thảo.
1.2. Lưu trữ trong máy vi tính:
* Tất cả công văn, quyết định, thông báo tờ trình, ...được lưu vào:
Đĩa E:\VANPHONG trong đó gồm:
- Do Thầy Quý viết lưu:
Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\THAY QUY gồm
Công văn được lưu Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\THAY QUY\CV gởi...
Báo cáo được lưu Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\THAY QUY\BC gởi...
Thông báo được lưu Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\THAY QUY\TB gởi...
Qui định được lưu Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\THAY QUY\QD gởi...
v.v...
- Do Thầy Sơn viết lưu:
Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\sonpv
- Do Thầy Duần viết lưu:
Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\DUAN
- Do Thầy Tùng viết lưu:
Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\TUNG
- Do Thầy Toán viết lưu:
Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN gồm
PCCC được lưu Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\PCCC
Đảng được lưu Đĩa E:\VANPHONG\CA NHAN\ĐẢNG
* Công tác chung như: Lịch công tác, Thông báo giao ban, báo cáo tháng, v.v... lưu: Đĩa E:\VANPHONG\ Cong tac VP chung
1.3. Sau khi đánh máy cần kiểm tra lại nội dung văn bản trên máy và in ra, kiểm tra lại vản bản đã in, trình cho người viết xem lại, khi người viết đã đồng ý
- Chuyển văn bản qua bộ phận ghi số, tóm tắt nội dung vào sổ lưu công văn
- Photocopy .
- Chuyển văn bản qua bộ đóng dấu.
- Mã hoá văn bản để lưu vào và gởi đi bằng chương trình Quản lý công văn.
- Phân phát văn bản hoặc gởi đi theo yêu cầu.
2. Phân phối văn bản:
ü Khi nhận công văn của BGH và Văn phòng gởi cho các cá nhân hoặc đơn vị (lịch công tác, công văn, quyết định, thông báo, giấy mời, v.v...) để gởi đi trước hết phải đọc qua, xem xét kỹ nội dung văn bản thuộc loại nào, ghi rõ ngày gởi, số công văn, nội dung vào sổ ký nhận. Sau đó sẽ giao công văn vào lúc 13h00 hàng ngày.
3. Quản lý chương trình Quản lý công văn (DSNS):
3.1. Quản lý công văn:
ü Quản lý chương trình DSNS ta phải kiểm tra hệ thống hàng ngày xem có đơn vị nào gởi công văn đến xem giải quyết và gởi công văn đến các đơn vị. Test chương trình vì đang ở giai đoạn thử nghiệm.
3.2. Qui trình làm việc:
- Kiểm tra chương trình có hoạt động tốt hay không nếu có gì trục trặc sẽ gọi TT. Duytansoft hoặc tự khắc phục.
- Xem có đơn vị nào gởi công văn giấy tờ gì cho đơn vị, xem xét và giải quyết
- Hàng ngày vào lúc 10h30 và 16h30 nhận công văn về mã hoá đưa vào chương trình để gởi đến các đơn vị.
- Đầu tuần gởi Lịch công tác tuần.
- Cuối tuần gởi Thông báo giao ban đến các đơn vị.
- Đưa lên một số công văn cần thiết vào biểu mẫu như mẫu photo, chấm công v.v...
3.3. Lưu trữ trong máy vi tính:
* Tất cả các văn bản mã hoá được lưu vào:
Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS gồm
Quyết định đi được lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\Quyetdinh gởi...
Quyết định đến được lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\Quyetdinh\goidentruong gởi...
Công văn đi được lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\congvan gởi...
Công văn đến được lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\congvan\CVgui dentruong gởi...
Thông báo đi được lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\thongbao gởi...
Thông báo đến được lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\thongbao\TBgui dentruong gởi...
Báo cáo đi được lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\baocao gởi...
Báo cáo đến được lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\baocao\ BCgui dentruong gởi...
Không số đi đuợc lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\khong so gởi...
Không số đến đuợc lưu Đĩa E:\ DỮ LIỆU DSNS\khong so\ngoaitruong gởi...
3.4. Sau khi mã hoá văn bản cần kiểm tra và đưa văn bản lên chương trình DSNS để lưu trữ hoặc gởi đi
- Sắp xếp văn bản theo thứ tự
- Gởi lại bộ phận lưu trữ để lưu vào tủ hồ sơ.
4. Quản lý số liệu photo:
Đầu buổi sáng làm việc nhận phiếu đề nghị từ bộ phận kiểm tra nhập vào chương trình Quản lý photo và kiểm tra có sai sót gì hay không? Nếu có thì báo cho bộ phận kiểm tra biết để điều chỉnh lại.
5. Tin học:
5.1. Thiết kế: Thực hiện các công việc liên quan đến thiết kế các mẫu do BGH, HĐQT và Văn phòng yêu cầu như:
- Thiết kế và hoàn thành cuốn Catalog giới thiệu về trường.
- Thiết kế và hoàn thành thiệp chúc tết.
- Thiết kế tờ rơi truyển sinh của trường phục vụ Tuyển sinh- v.v...
5.2.Lưu trữ trong máy tính:
Catalog được lưu E:\ TIN HOC\catalog
Thiệp chúc tết E:\ Thiepchuctet
5.3. Sau khi thiết kế trình Chánh Văn phòng xem xét và thay đổi nếu có yêu cầu, sau đó sẽ trình BGH và HĐQT, khi đã xong bản thiết kế liên hệ các Cơ quan cần thiết để hoàn tất các thủ tục đi đến hoàn thành sản phẩm.