Quy trình đóng dấu Nhà trường, Văn thư, lưu trữ (16/05/2009)
A. Mục đích: Quản lý và sử dụng các con dấu của nhà Trường đảm bảo đúng qui định của Nhà nước và của Trường, góp phần bảo đảm tính pháp lý và giá trị thực hiện của các loại văn bản do nhà Trường phát hành.
B. Phạm vi áp dụng: Các loại dấu của Trường được sử dụng trong nội bộ Trường ĐHDL Duy Tân.
C. Nhiệm vụ cụ thể:
- Giữ các loại dấu của Trường.
- Thực hiện việc đóng dấu.
- Giữ dấu cẩn thận không để hư hỏng và mất dấu.
- Không để bất cứ cá nhân nào tự sử dụng dấu và mang dấu ra khỏi phòng.
* Qui định đóng dấu
- Dấu tròn tên trường đóng 1/3 chữ ký về phía trước.
- Dấu tên người ký đóng phía dưới chữ ký.
- Dấu chức danh của người ký đóng phía trên chữ ký.
* Các loại dấu hiện đang giữ:
· Dấu tròn :
- Trường Đại học Dân lập Duy Tân
· Dấu hộp:
- Chủ tịch HĐQT (Lê Công Cơ)
- Hiệu Trưởng (Lê Công Cơ)
- Phó Hiệu Trưởng (Võ Thanh Hải & Lê Đức Toàn)
- Ts Lê Đức Toàn
- Ths Lê Nguyên Bảo
- Phó Hiệu Trưởng
- Hiệu Trưởng
- Xác nhận sao y bản chính
- Côn văn đến
· Dấu gỗ:
- Trường Đại học Dân lập Duy Tân
- Chánh Văn phòng
- Bản sao
- Kính biếu
- Phan Văn Sơn
- Phan Phụng Hữu
- Nguyễn Thị Tường Vy
D. Qui trình thực hiện đóng dấu:
- Trước khi thực hiện đóng dấu các loại văn bản phải đọc kỹ nội dung, phát hiện những thiếu sót (nếu có), xem xét và xác định đúng chữ ký của người ký, xem xét kỹ nội dung
văn bản chênh với văn bản photocopy có giống nhau không.
- Trình cho Chánh Văn phòng duyệt và đồng ý mới được đóng dấu.
- Khi đóng dấu các văn bản photocopy phải có các văn bản chính để đối chiếu.
- Đóng dấu tròn tên Trường trước.
- Tiếp đến đóng dấu chức danh của người ký.
- Cuối cùng đóng dấu tên của người ký.
- Ghi chép vào sổ đề mục văn bản đã đóng dấu.
- Chuyển Văn phòng lấy số và phát hành.
1. Thực hiện công tác văn thư và lưu trữ :
2.1. Quy trình gởi công văn:
ü Ghi số công văn, đề ngày tháng, trích yếu công văn vào sổ công văn đi
ü Lưu lại 1 bản vào hồ sơ lưu công văn
ü Kiểm tra cẩn thận số tờ, trang để tránh nhầm lẫn thừ thiếu
ü Đối với công văn đưa tay cần phải có chữ ký người nhận
ü Đối với thư gởi Bưu điện cần phải:
- Có ký xác nhận của đơn vị gởi thư.
- Lập sổ riêng theo dõi đề phòng thất lạc
- Trước khi bỏ công văn vào phong bì cần kiểm tra kỹ: văn thư đã đề ngày tháng năm chưa? Địa chỉ có chính xác không? Đại chỉ ghi bên trong có phù hợp như bên ngoài không? Công văn đã ký tên đóng dấu chưa? .v.v...
2.2. Qui trình nhận công văn:
ü Tất cả các công văn đến được sắp xếp theo ngày ghi trong công văn và được gởi đến cho đơn vị thực hiện kịp thời.
ü Lấy số thứ tự riêng và vào sổ lưu để tiện việc tra tìm, giám sát việc ban hành văn bản được thuận tiện.
2.3. Qui trình lưu trữ:
ü Tất cả các văn bản gởi đi được xác định số và ghi đầy đủ ngày tháng phát hành, trích yếu nội dung theo mẫu qui định chung của BGH vào sổ lưu tên: VP.01/CV Đi
ü Tất cả các văn bản đến được ghi vào sổ đúng thứ tự ngày tháng và trích yếu nội dung của công văn theo mẫu qui định chung của BGH vào sổ lưu tên: VP.02/CV Đến
ü Tất cả các văn bản gởi đến các đơn vị trong nội bộ được ký nhận và ghi vào sổ lưu tên: VP.03/GNCV/NB
ü Địa chỉ liên lạc của các đơn vị có quan hệ làm việc với Trường được ghi lại địa chỉ, số điện thoại, số Fax vào sổ lưu: VP.05/ĐCLL
ü Tất cả các văn bản gởi đến các đơn vị ngoằi trường được ký nhận vào sổ lưu theo mẫu qui định chung của BGH tên : VP.06/GNCV.